Digitalt arkiveringssystem

Letar du efter ett sätt att bli bättre organiserad, spara tid och öka din produktivitet? Det finns många verktyg och system som driver dagens produktivitetsutveckling, men det finns en gemensam dränering av vår tid och effektivitet som ofta förbises – hantering av pappersfiler.

Hur mycket tid tillbringar du med att regelbundet arkivera, sortera och organisera ditt pappersarbete? Till din hjälp att sköta detta arbete behöver du tillbehör, som du bland annat hittar om du klickar här. Detta manuella sätt fungerar oftast bra, men det finns även fördelar med att omvandla ditt pappersarkivsystem till ett strömlinjeformat, molnbaserat digitalt arkiveringssystem.

Få säkrare dokument genom att skanna

Om du använder ett digitalt arkiveringssystem kommer dina dokument vara säkrare och enklare att hitta med hjälp av sökordssökningar. Dessutom blir de en viktig källa som avslöjar viktig information direkt när du behöver den. För att skapa ett digitalt arkiveringssystem behöver du en digital skanner. Det finns många olika sorter att välja mellan och till och med en bärbar skanner, som passar för affärsresenärer som ofta är på resande fot.

När du väl har en skanner, som täcker dina behov, är det lätt att komma igång. När du konverterar dina papper till PDF-filer kan du återvinna kopiorna och njuta av allt utrymme du får i ditt hem eller på ditt kontor. Många tycker att ett renare kontor gör att de kan tänka bättre och därmed öka produktiviteten.

Skanna visitkort

Om du nätverkar mycket i jobbet får du säkerligen en hel del visitkort. Det är lätt hänt att dessa visitkort tappas bort och försvinner, vilket är olyckligt. Framgång i affärer beror mycket på storleken och styrka i ditt nätverk. Med ett digitalt arkivsystem kommer du aldrig att förlora ett visitkort igen. När du har skannat dina kort blir de sökbara PDF-filer och därmed får du all information på kortet: namn, jobbtitel och företag.

Du kommer säkerligen också att uppskatta att spara, dela och redigera medan du är på språng. Om du till exempel är på ett möte på stan, kan du skanna dina mötesnoteringar och dela dem direkt med ditt team, så att du snabbt kan uppdatera dem om all information du har.

Bättre koll på vad du spenderar

Ett digitalt arkiveringssystem kan också hjälpa din budgetering och skatteanmälan. Skanna dina kvitton för kostnadsrapporter, skatteavdrag, garantier och reklamationer. På det viset blir det mycket lättare att få en överblick över vad du har spenderat plus att du på ett smidigt och snabbt sätt kan få fram dem via molnlagring.

Det finns många kreativa sätt som du kan ta till för att förenkla din arkivering. Kanske är du nöjd med att arkivera papper i pärmar, om inte kan du i fortsättningen göra allt digitalt och kanske bli lite mer organiserad och få lite mer lugn och ro